Gelişen teknolojinin bize sağladığı faydaları sıralamaya kalksak bitiremeyiz.Gerek hayatımızı daha kolay yaşanabilir kılması, gerek ise yaşamımızı hızlandırmış olması adına teknoloji içinde bulunduğumuz zaman diliminde gerçek bir kurtarıcı görevi üstlenmektedir.Teknolojinin gelişmesiyle, insan gücüyle-yani daha çok manuel olarak yapılması öngörülen- yapılan işler hayatın birçok alanında daha hızlı, daha kompakt ve daha güvenilir bir biçimde gerçekleşmeye başladı.Daha düzenli ve güvenilir şekilde gerçekleşen bu işlemlerin biri de personel kontrol ve takibinin sağlanması işlemdir. Personel devam kontrol sistemleri(PDKS) şeklinde genel bir adlandırmaya sahip olan sistemler, hayatımızın çoğu alanında boy gösterip, gerek veri toplanması işleminde, gerek ise çeşitli bilgilerin düzenlenmesi işleminde bize bir hayli yardımcı olmaktadır.

 

Peki nedir bu PDKS? Genellikle verilerini barkodlu,barkodsuz, temassız kartlar veya parmak izi ile alan, cihaza tanıtılan bu verileri dijital ortamlarda düzenleyerek personel hareketlerinin takibinin ve kontrolünün yapılması işlemini gerçekleştiren, çoğunlukla yapılması gereken puantaj hesaplarını yapan yahut giriş-çıkış işlemini kontrol alınmasına olanak sağlayan mekanik ve dijital sistemlerdir.Sistemin çalışma prensibi ise kontrolünün sağlanması gereken yerin giriş yahut çıkışına kurulan bir veri takip terminali üzerinden veri aktarımı işlemine dayanmaktadır.Terminale yüklü bilgi toplama ve düzenleme yazılımı ise bu bilgileri değerlendirip, daha sonra bordroya temel olan puantaj hesaplamalarını gerçekleştirir.Terminale okutulan personel kimlik kartları, her bir personel için ayrı bilgiler(ayrı bir numara ya da şirketin istediği diğer bilgiler) içeren akıllı temassız kart ya da barkodlu kart gibi yaka kartlarından ibarettir.Kartın üzerindeki numara personel kontrol terminalin içindeki yazılımda personel sicil numarası ile ilişkilendirilir.Böylece hareket bilgileri terminalin içerisinde toplanıp, incelenmeye hazır hale gelir.

 

Terminaller üzerinde toplanan bilgiler online yahut offline olarak PDKS programına aktarılır.Programa aktarılmayan bilgilerin terminal hafızasını doldurması durumunda makine sesli ya da yazılı bir uyarıyla kullanıcıyı uyarır.Sonrasında PKDS programında toplanan bilgiler bilgisayar ortamına taşınır.Bu taşıma sırasında güç kesintisi(örneğin elektriklerin gitmesi) gibi bir durum söz konusu olursa terminal ve bilgisayar arasında iletişimi sağlayan iletişim protokolü sayesinde veri kaybı yaşanma riski oluşmaz.Giriş-çıkış bilgileri bilgisayar üzerindeki PDKS programına aktarıldıktan sonra değerlendirme sistemi devreye girer.Program şirketin oluşturduğu vardiya düzeni ya da istediği çalışma prensibine göre, personel davranışlarını değerlendirerek, bordroya temel teşkil eden puantaj bilgilerini göz önüne serer.Sistemdeki her kullanıcı için istatistiksel analiz raporları üretir.Puantaj bilgilerini, şirketin kullandığı bordro programına aktarma opsiyonu da mevcuttur.

 

 Personel kontrolsistemleri yurdumuzda son yıllarda hızla yaygınlaşmaktadır.Özellikle iş yerlerinde ve okullarda kontrolün sağlanması adına büyük katkı sağlayan sistemler, bir çok firma tarafından üretilmeye ve pazarlanmaya başlamıştır.Örneğin İzmir ilimizde bu sistemleri Celal Bayar Üniversitesi, yemekhanede, stok kontrolünde ve kampüs içi ring sisteminde kullanmaktadır.Aynı şekilde Ege Üniversitesi de yemekhanede ve kütüphanede kullandığı gibi aynı zamanda bünyesinde çalıştırdığı personellerin takip işlemlerinde de kullanmaktadır.Keza Muğla Üniversitesi de yemekhanesinde ve otomatik araç geçiş sisteminin kontrolünde personel devam kontrol sistemlerinden aktif şekilde yararlanmaktadır.Gerek her çalışma tipine uygunluğu, güvenilirliği, parametrikliği olsun, gerek ise arayüz kullanımının basit ve hızlı olması olsun bu sistemlerin kullanım alanlarını genişletmektedir.Avantajları sadece bahsettiğim bu işlemlerle sınırlı olmayan sistemler aynı zamanda birden fazla şirketin puantaj işlemlerini tek programda gerçekleştirme ve istenilen dataların istenilen şekilde düzenlenmesine olanak tanıma gibi işlemleri de yapabilmektedir.